Gérer les outils automatisés et les participants dans vos réunions Zoom

Les fonctionnalités de sécurité suivantes permettent aux hôtes de réunion de voir et de gérer les participants qui ont rejoint ou tentent de rejoindre une réunion. Ces participants peuvent se connecter en tant qu’outils de réunion automatisés, utilisateurs en composition téléphonique, ou via des dispositifs de salle tiers, Zoom Rooms ou le client Zoom. Contrairement aux applications utilisant Zoom Realtime Media Streams, les outils de réunion automatisés tiers qui rejoignent en tant que participants seront également visibles dans les fonctionnalités de sécurité suivantes.

Activer la salle d’attente

Salle d'attente est une zone de mise en scène virtuelle qui empêche les participants de rejoindre une réunion jusqu’à ce que vous, l’hôte de la réunion, soyez prêt à commencer la réunion. La salle d’attente est un moyen efficace de filtrer qui tente d’entrer dans votre réunion et d’empêcher l’accès aux outils de réunion automatisés non invités, aux utilisateurs en composition téléphonique ou aux systèmes de salle tiers. Les participants non invités peuvent être identifiés dans la salle d’attente et supprimés avant de rejoindre la réunion.

La salle d’attente peut être consultée en cliquant sur l’icône Participants pendant une réunion Zoom. Cette liste montrera quels participants sont dans la salle d’attente et quels participants ont été admis dans la réunion. L’hôte ou le(s) co-hôte(s) peuvent admettre les utilisateurs un par un ou cliquer sur Admettre tout le monde pour permettre à tous les utilisateurs dans la salle d’attente d’entrer dans la réunion. Si l’hôte identifie un participant non invité dans la salle d’attente, il peut le retirer et le bloquer afin qu’il ne tente pas de réintégrer la salle d’attente.

Lors d’une réunion avec la salle d’attente activée, les hôtes recevront une bannière de notification à l’écran lorsqu’un nouveau participant sera entré dans la salle d’attente.

Si la salle d’attente est activée dans les paramètres de votre réunion, le Rejoindre avant l’hôte paramètre ne fonctionnera que pour les participants que vous avez configurés pour contourner la salle d’attente.

Permettre à certains utilisateurs de contourner la salle d’attente

Vous pouvez configurer vos Options de la salle d’attente dans le portail web Zoom pour permettre aux utilisateurs de votre compte de contourner la salle d’attente. Des domaines entiers peuvent également être spécifiés, ce qui permet aux participants provenant de ces domaines spécifiés de contourner la salle d’attente. En autorisant directement les utilisateurs de comptes et domaines de confiance à entrer dans la réunion, l’hôte aura un nombre réduit de participants dans la salle d’attente à examiner et à admettre.

Autoriser les dispositifs de salle tiers approuvés à contourner la salle d’attente

Les dispositifs de salle tiers approuvés (systèmes de visioconférence basés sur SIP/H.323) peuvent également être pré-approuvés pour contourner la salle d’attente. Ce paramètre se trouve dans la section Options de la salle d’attente du portail web. La liste des dispositifs de salle tiers approuvés au sein de votre compte contournera la salle d’attente lorsque la case Dispositifs SIP/H.323 approuvés est sélectionnée dans la section Options de la salle d’attente.

Les options de pré-approbation suivantes permettent aux dispositifs de salle tiers de contourner la salle d’attente :

• Salles SIP/H.323 gérées par Zoom Connector Les dispositifs gérés seront pré-approuvés pour contourner la salle d’attente.

• Dispositifs SIP/H.323 par adresse IP Les dispositifs utilisant les adresses IP spécifiées, ou des adresses dans la plage spécifiée, seront pré-approuvés lors de la connexion à la salle d’attente.

• Dispositifs SIP/H.323 avec certificats publics spécifiques Cela permet le téléversement d’un certificat qui sera utilisé pour vérifier si un dispositif a été pré-approuvé.

Personnaliser l’apparence et le message de la salle d’attente

Les utilisateurs disposant d’un abonnement Zoom payant peuvent se connecter au portail web Zoom et personnaliser le message et le titre de leur salle d’attente. Cet espace est un excellent endroit pour afficher des règles, des directives ou un ordre du jour pour votre réunion. Vous pouvez également ajouter un logo, une image ou une vidéo (dans les limites de taille). Ces personnalisations aident les participants à savoir qu’ils sont dans la bonne réunion et à quoi s’attendre une fois admis.

Activer la salle d’attente à tout moment

La salle d’attente peut être activée de manière proactive pour un compte entier ou un groupe par un administrateur ou le propriétaire du compte. Les hôtes de réunion peuvent choisir d’activer la salle d’attente lors de la planification de réunions individuelles ou l’activer de manière proactive dans leurs paramètres personnels sur le portail web Zoom. La salle d’attente peut également être activée pendant une réunion en direct pour permettre aux hôtes de retirer des participants perturbateurs, ce qui pourrait inclure des outils de réunion automatisés non invités, de la réunion.

Identifier les invités dans les réunions et webinaires

Le Le paramètre d’identification des invités dans la réunion/webinaire vous permet, à vous et aux participants qui sont des utilisateurs de votre compte, de voir qu’un invité participe à une réunion ou à un webinaire. Un invité est identifié comme quelqu’un qui n’est pas connecté à un compte Zoom ou qui est connecté avec une adresse e-mail qui n’appartient pas au même compte que l’hôte. Avec ce paramètre activé, les outils de réunion automatisés non invités, les utilisateurs en composition téléphonique ou les dispositifs de salle tiers seront répertoriés comme invités.

Les invités de la réunion seront identifiés par un texte descriptif à la fois dans la salle d’attente (si activée) et dans la liste des participants de la réunion active.

Le Le paramètre d’identification des invités dans la réunion/webinaire Le paramètre peut être activé par les administrateurs au niveau du compte et du groupe, ainsi que dans les paramètres individuels des utilisateurs.

Utilisez l’Alerte d’applications actives en réunion pour voir quand un outil de réunion automatisé est actif

Alerte d’applications actives est une notification en réunion qui informe les utilisateurs lorsqu’un hôte ou un autre participant utilise un outil de réunion automatisé qui accède au contenu de la réunion ou du webinaire, comme la vidéo en temps réel, l’audio, le partage d’écran ou de tableau blanc, le chat ou les fichiers partagés dans la réunion. Ces notifications sont conçues pour permettre aux utilisateurs de savoir que des participants partagent du contenu avec des applications tierces et de prendre des décisions éclairées sur s’ils participent et comment ils participent à une session Zoom.

Utilisez l’Alerte d’applications actives

L’icône de l’Alerte d’applications actives apparaîtra dans le coin supérieur droit de la fenêtre de la réunion lorsqu’un outil de réunion automatisé commence à accéder au contenu de la réunion ou du webinaire. Un utilisateur peut cliquer sur l’icône pour afficher une liste des outils de réunion automatisés qui accèdent au contenu pendant cette session, ainsi que le type de contenu auquel ils ont accès et quels utilisateurs les utilisent.

L’hôte de la réunion peut autoriser l’outil de réunion automatisé à rester dans la réunion, ou l’hôte peut le supprimer et/ou le signaler s’il s’agit d’un outil de réunion automatisé non invité.