Contrôles administratifs

Créer des groupes de contacts dans l’annuaire de l’entreprise

Les administrateurs peuvent créer des groupes de contacts dans l’annuaire de l’entreprise en important des groupes d’utilisateurs existants (définis manuellement ou via un mappage SAML avancé) ou en créant des groupes de contacts personnalisés. Les groupes de contacts sont utiles pour identifier différentes équipes ou services au sein de votre organisation, tels que la facturation, l’informatique et l’assistance.

Importer un groupe d’utilisateurs existant comme groupe de contacts

Les groupes d’utilisateurs permettent aux administrateurs de contrôler les paramètres de groupes d’utilisateurs spécifiques via le portail Web Zoom. Les groupes de contacts, quant à eux, servent à organiser la manière dont les utilisateurs sont regroupés dans l’annuaire de l’entreprise. Vous pouvez associer des groupes d’utilisateurs existants à des groupes de contacts et contrôler la manière dont ces groupes de contacts apparaissent dans les applications de bureau et mobiles Zoom Workplace (affichées dans la section Tous les contacts de l’onglet Contacts). Les groupes sélectionnés deviendront leur propre groupe de contacts distinct. Le nom de chaque groupe de contacts sera identique à celui du groupe d’utilisateurs correspondant.

1. Connectez-vous au portail Web Zoom en tant qu’administrateur.

2. Dans le menu de navigation, cliquez sur Gestion des utilisateurs puis sur Contacts.

3. Cliquez sur Sélectionner des groupes pour importer des groupes d’utilisateurs existants.

Même si vous sélectionnez plusieurs groupes, chaque groupe sera créé comme son propre groupe de contacts.

1. Recherchez et sélectionnez les groupes à importer, puis sélectionnez un paramètre de confidentialité :

1. Cliquez sur Importer.

Vous pouvez également suivre les instructions de la section suivante pour créer et nommer manuellement des groupes de contacts (en ajoutant des utilisateurs individuels ou sur la base d’un ou plusieurs groupes d’utilisateurs). Les modifications apportées au groupe d’utilisateurs, y compris les ajouts ou les suppressions, mettront automatiquement à jour le groupe de contacts associé.

Créer un groupe de contacts personnalisé

Certains utilisateurs peuvent ne pas correspondre à un groupe particulier, en raison de responsabilités couvrant plusieurs équipes ou parce que leur équipe est divisée en sous-équipes informelles. Quelle qu’en soit la raison, vous pouvez créer un groupe de contacts personnalisé, avec une visibilité et des membres de groupe différents de ceux disponibles via la méthode d’importation.

1. Connectez-vous au portail Web Zoom.

2. Dans le menu de navigation, cliquez sur Gestion des utilisateurs puis sur Contacts.

3. Cliquez sur Ajouter un groupe de contacts.

1. Entrez un Nom du groupe de contacts et une Description.

2. Utilisez la barre de recherche pour trouver et sélectionner des utilisateurs en fonction de leur nom ou de leur adresse e-mail. Vous pouvez également rechercher et sélectionner un groupe d’utilisateurs existant à inclure dans ce groupe de contacts.

3. Sélectionnez un paramètre de confidentialité pour ce groupe. Puis cliquez sur Enregistrer pour confirmer le nouveau groupe.

Déterminer comment les utilisateurs et les groupes sont affichés dans l’annuaire

Suivez ces étapes pour afficher les utilisateurs et les groupes du compte dans l’application de bureau et mobile Zoom Workplace. Ces utilisateurs sont affichés dans la section Tous les contacts de l’onglet Contacts des clients de bureau et mobiles.

1. Connectez-vous au portail Web Zoom.

2. Dans le menu de navigation, cliquez sur Gestion des utilisateurs puis sur Contacts.

3. En haut de la page, activez le bouton Afficher les utilisateurs, les groupes et les salles Zoom sous « Contacts » dans les clients de bureau, mobiles et Zoom Room .

1. (Facultatif) Sélectionnez les cases à cocher suivantes :

• Lister tous les utilisateurs du compte sous Tous les contacts: Tous les utilisateurs apparaîtront sous Contacts de l’entreprise (affiché dans la section Tous les contacts de l’ Contacts onglet).

Les groupes de contacts créés ne seront pas affichés dans l’application de bureau ou mobile lorsque cette option est activée. Si vous activez ce paramètre, les paramètres de niveau de groupe de Zoom Chat ne prendront pas effet.

• Lister toutes les salles Zoom sous Tous les contacts: Sélectionnez cette option si vous ne souhaitez pas que les salles Zoom soient organisées comme défini dans l’ Contacts page > Salles Zoom onglet. À la place, toutes les salles Zoom apparaîtront sous Salles Zoom (affichées dans la Tous les contacts de l’ Contacts onglet).

• Lister toutes les entités Zoom Phone (file d’attente des appels, groupe de ligne partagée, réceptionniste automatique) sous Tous les contacts: Sélectionnez cette option si vous souhaitez que les entités Zoom Phone apparaissent dans la section Zoom Phone au sein de vos groupes de contacts.

1. Cliquez sur Continuer pour confirmer.

Activer l’intégration du calendrier et des contacts

Les administrateurs peuvent choisir d’activer l’intégration du calendrier et des contacts, ce qui permet aux utilisateurs de synchroniser Zoom avec les contacts Google, Office365 ou Exchange. Les étapes ci-dessous rendront la fonctionnalité d’intégration du calendrier et des contacts disponible pour vos utilisateurs :

1. Connectez-vous au portail Web Zoom.

2. Dans le menu de navigation, cliquez sur Gestion du compte puis sur Paramètres du compte.

3. Cliquez sur l’onglet E-mail et calendrier . Sous Intégrations, activez l’intégration du calendrier et des contacts .

Si cette option est activée, les utilisateurs pourront configurer l’intégration dans l’onglet Profil du portail Web Zoom.

Contacts externes partagés pour Zoom Phone

Indépendamment des autres méthodes abordées dans ce document, les propriétaires de compte et les administrateurs peuvent également créer un annuaire partagé de contacts externes, mis à la disposition des utilisateurs de Zoom Phone dans l’application de bureau ou mobile Zoom Workplace.

Cette fonctionnalité peut être utile dans les cas suivants :

• Lors de la migration d’un grand nombre d’utilisateurs vers Zoom Phone depuis votre ancien opérateur, vous pouvez migrer une partie de vos utilisateurs, puis importer les contacts en attente de migration.

• Votre organisation a besoin de contacts téléphoniques utilisant un service tiers. Par exemple, si votre organisation dispose d’un centre d’appels tiers, vous pouvez importer des contacts afin que vos employés puissent facilement joindre les agents tiers.

Ajouter des contacts partagés avec un fichier CSV

Vous pouvez ajouter de nombreux contacts à la fois à l’aide d’un fichier CSV.

1. Connectez-vous au portail Web Zoom.

2. Dans le menu de gauche, sélectionnez Gestion du système téléphonique puis cliquez sur Informations sur l’entreprise.

3. En haut de la page, cliquez sur Paramètres du compte. Puis sélectionnez l’onglet Contacts externes .

1. Sélectionnez l’ Importer option. L’option Ajouter des contacts ou Mettre à jour les contacts apparaît.

1. Dans l’onglet Ajouter des contacts, sélectionnez Exemple CSV puis Télécharger. Vous pouvez créer votre fichier CSV à l’aide de ce modèle.

Chaque fichier doit contenir moins de 9 999 contacts, mais vous pouvez téléverser plusieurs fichiers : il n’y a aucune limite au nombre total de contacts.

1. Une fois votre CSV prêt, cliquez sur Téléverser le CSV pour ajouter la liste de contacts.

Si vous devez mettre à jour les informations d’un contact existant, modifiez les champs nécessaires dans votre fichier CSV, puis utilisez l’ Mettre à jour les contacts option à la place de l’ Ajouter des contacts .