Explicación de Zoom Scheduler
Esta explicación ofrece una visión general de Zoom Scheduler y sus capacidades.
Resumen de Zoom Scheduler
Este documento proporciona una visión técnica de Zoom Scheduler, cubriendo su arquitectura, prácticas de manejo de datos y capacidades de integración. Este explicador está diseñado para administradores de TI, equipos de seguridad y responsables técnicos que evalúan o implementan Scheduler en sus organizaciones.
Zoom Scheduler es un producto de programación de citas diseñado para profesionales que necesitan ofrecer franjas horarias reservables
Zoom Scheduler es un producto de programación de citas que agiliza la experiencia de reserva permitiendo a los usuarios compartir su disponibilidad con personas fuera de su organización. Está diseñado para profesionales que necesitan ofrecer franjas horarias reservables, ya sean equipos de ventas, reclutadores, consultores o gerentes de éxito del cliente. Zoom Scheduler evita el ir y venir de correos electrónicos para encontrar un horario mutuamente disponible.
Scheduler funciona con su servicio de calendario compatible para mostrar su disponibilidad y crear eventos cuando se reservan citas. Admite varias modalidades de reunión, incluidas reuniones uno a uno, horarios de equipo y sondeos de disponibilidad para que los participantes externos seleccionen un horario que les funcione.
El siguiente diagrama muestra una visión general de cómo funciona Zoom Scheduler:
Zoom Scheduler y la integración de calendarios de Zoom tienen propósitos diferentes a pesar de que a veces se usan términos intercambiables
Scheduler y la integración de calendario tienen propósitos distintos y a veces los clientes los confunden al usar los términos de forma intercambiable.
Integración de calendarios de Zoom sincroniza datos de calendario a través de los puntos finales de Zoom. Integrar servicios de calendario con Zoom puede ser tan simple o complejo como lo necesite su organización. En el caso de integrar servicios de calendario empresariales con Zoom Workplace, eso requiere acceso y permisos especiales. Pero con Zoom Scheduler, el nivel de acceso es limitado.
Zoom Scheduler le permite crear horarios públicamente visibles y reservables con otros dentro y fuera de su organización. Puede integrarse con su calendario para sincronizar las citas reservadas y comprobar su calendario en busca de conflictos. Lee los estados de libre/ocupado de su calendario bajo demanda y escribe nuevos eventos cuando se reservan citas. Es otra capa encima de su calendario existente en lugar de un reemplazo.
No necesita tener habilitada la Integración de calendarios de Zoom para que Scheduler funcione. Scheduler se conecta directamente a su proveedor de calendario a través de su propia autorización OAuth.
Zoom Scheduler está licenciado para Zoom Workplace Business, pero también puede adquirirse como complemento
Zoom Scheduler es un producto con licencia. Está incluido en Zoom Workplace en el nivel Business y superiores, o disponible como complemento independiente para otros planes.
¿Cuáles son los beneficios de habilitar Zoom Scheduler?
Compartir disponibilidad externamente sin exponer los detalles del calendario: los invitados ven franjas horarias disponibles, no los títulos o descripciones de sus eventos
Reducir la fricción en la programación al eliminar el ida y vuelta de correos electrónicos para encontrar horarios de reunión
Detección automática de conflictos ayuda a prevenir la doble reserva
Eventos de calendario creados automáticamente cuando alguien reserva una hora, con los detalles de la reunión incluidos a través de plataformas y ubicaciones, incluidas Zoom, Microsoft Teams, Google Meet y en el sitio o presencial
Admite varios tipos de reserva como Todos los anfitriones disponibles y Cualquier anfitrión disponible para una programación coordinada entre equipos
Ayuda a reducir las ausencias y a involucrar a sus clientes con automatizaciones por correo electrónico y SMS como recordatorios y correos de seguimiento
¿Qué proveedores de calendario son compatibles?
Zoom Scheduler es compatible con estos servicios de calendario*:
Microsoft 365: calendarios Exchange Online alojados en la nube
**Google Workspace:**Google Calendar
Zoom Mail y Calendar
El soporte de Zoom Scheduler para iCloud Calendar está actualmente en versión beta y queda fuera del alcance de este artículo
Se puede acceder a Zoom Scheduler vía la web, Zoom Workplace y la aplicación móvil de Zoom
Los usuarios pueden acceder a Zoom Scheduler a través de:
Navegador web vía el portal web de Zoom
Aplicación Zoom Workplace en el escritorio
Aplicación móvil de Zoom en iOS y Android (actualmente admite un conjunto limitado de funcionalidades de lectura)
Seguridad móvil:
La versión móvil utiliza el mismo flujo de datos que la aplicación de escritorio. La aplicación móvil carga la página de Scheduler en una webview autenticada. La webview realiza todas las solicitudes a los servidores de Zoom mediante HTTPS. Cuando la webview necesita llamar a funciones nativas del dispositivo, utiliza postMessage, y la capa nativa verifica el origen del mensaje antes de ejecutar cualquier acción.
Acceso de participantes externos:
Los participantes externos acceden a Scheduler mediante enlaces de la página de reservas compartidos por el anfitrión. Estos enlaces se abren en un navegador web y no requieren que el participante tenga una cuenta de Zoom ni que la aplicación Zoom Workplace esté instalada.
Manejo de datos y seguridad
Zoom Scheduler utiliza OAuth 2.0 y APIs backend para acceder a datos de calendario
Zoom Scheduler accede a los datos del calendario mediante autorización OAuth 2.0:
El usuario accede a Zoom Scheduler a través del portal web o la aplicación de Zoom.
Los servicios internos de Zoom obtienen un token de acceso del proveedor de calendario del anfitrión.
Con el permiso concedido, Scheduler puede ver la disponibilidad del calendario del anfitrión y crear o modificar eventos.
Cuando ocurre una acción de programación, Scheduler realiza una solicitud API para actualizar la disponibilidad en vivo desde el proveedor de calendario.
La aplicación Zoom Scheduler no se conecta directamente a los servicios de calendario. Todas las solicitudes de calendario fluyen a través de los servicios backend de Zoom mediante APIs.
Los tokens OAuth se cifran durante el almacenamiento, caducan después de una hora y pueden ser revocados por los usuarios
Scheduler utiliza el estándar OAuth 2.0 para la integración de calendarios con Microsoft y Google.
Almacenamiento de tokens:
Los tokens de acceso se almacenan en caché en Redis
Los tokens de actualización se cifran y almacenan en MongoDB
Los tokens se almacenan usando cifrado AES-GCM de 256 bits
Actualización de tokens:
Los tokens de acceso caducan después de aproximadamente una hora. Cuando un token caduca y el usuario realiza una acción que requiere acceso al calendario, Zoom actualiza automáticamente el token de acceso usando el token de actualización almacenado. Este proceso es automático y no requiere intervención del usuario.
Revocación de tokens:
Los usuarios pueden desconectar su calendario de Scheduler en cualquier momento a través del portal web de Zoom, lo que revoca el acceso de Scheduler. Los administradores del proveedor de calendario también pueden revocar el acceso mediante sus respectivas consolas de administración (Entra ID para Microsoft, Administrador de Google Workspace para Google).
¿A qué información del calendario accede Zoom Scheduler?
Zoom Scheduler accede al estado de libre/ocupado de su calendario para determinar la disponibilidad. Usa esta información para mostrar a los participantes las franjas horarias reservables.
Para los eventos de calendario que Scheduler no haya creado, Scheduler no accede ni lee:
Títulos de eventos
Descripciones o contenido del cuerpo del evento
Listas de asistentes
Adjuntos
Cuando un participante reserva una hora, Scheduler crea un nuevo evento de calendario. Cuando un participante modifica una reserva, Scheduler actualiza el evento que creó. Scheduler solo gestiona eventos que ha creado. No modifica sus otros eventos de calendario.
¿Qué datos almacena Zoom Scheduler?
El almacenamiento de datos de Scheduler es limitado y específico.
Nombre de la página de reservas, enlace, descripción, ubicación, recordatorios, invitaciones de calendario, política de cancelación, asistentes y preguntas para los asistentes.
Respuestas de reservas de los asistentes.
Sondeos de disponibilidad y descripciones.
Nombres, descripciones y preguntas de los formularios de enrutamiento de Scheduler.
Foto de perfil del usuario de Scheduler, logotipo de marca subido y contenido de notificaciones.
Información de gestión de delegados de Scheduler.
Información de integración de pagos de Scheduler.
Actualmente, Zoom Scheduler no admite Clave administrada por el cliente (CMK)
Scheduler actualmente no admite la Clave administrada por el cliente de Zoom para cifrar datos almacenados. Las organizaciones con requisitos de CMK deben tener esto en cuenta en sus decisiones de implementación.
¿Cómo protege Zoom Scheduler la privacidad del usuario?
Scheduler solo puede funcionar si un anfitrión concede a Scheduler acceso a un calendario conectado mediante autorización OAuth.
Por ejemplo, si un director ejecutivo no ha conectado su calendario a Scheduler, su disponibilidad no aparecerá en escenarios de programación de equipo. Cada usuario debe autorizar individualmente a Scheduler para acceder a su calendario.
Esto significa:
Los usuarios controlan si su disponibilidad es visible a través de Scheduler
Los controles de permisos existentes del calendario permanecen sin cambios
Ningún dato del calendario es accesible hasta que el usuario conecte explícitamente su calendario
Visibilidad de la página de reservas:
Las páginas de reservas son accesibles públicamente a través de su URL única. Los usuarios pueden cambiar la visibilidad de las páginas de reservas para aumentar la privacidad. Por ejemplo, marcándolas como Activas o Inactivas. Además, cada página de reservas individual tiene una Opción adicional para "Ocultar de la página de reservas pública" para ofrecer un control granular sobre qué páginas aparecen externamente o no.
La disponibilidad del calendario (estado de libre/ocupado) solo se recupera en tiempo real cuando:
Un usuario crea una reunión puntual o un sondeo de disponibilidad
Un participante abre un enlace de reserva para ver los horarios disponibles
Un participante reserva o modifica un horario
¿Cómo se protegen los datos en tránsito?
Todas las comunicaciones entre los servicios de Zoom y los proveedores de calendarios están cifradas usando TLS 1.2.
Zoom Scheduler usa la conexión estándar de Zoom por el puerto 443 y no tiene otros requisitos de red especiales
Scheduler no tiene requisitos especiales de firewall o red más allá del acceso estándar de Zoom. Todas las conexiones usan HTTPS en el puerto 443. Consulte la documentación de red y firewall para los requisitos básicos.
Detalles específicos del proveedor
Zoom Scheduler es compatible con los siguientes servicios e integraciones de calendario.
Zoom Scheduler funciona con varios proveedores de servicios de calendario comunes
Como se mencionó anteriormente, Zoom Scheduler puede conectarse a los siguientes servicios para leer disponibilidad y crear eventos:
Microsoft 365: calendarios Exchange Online alojados en la nube, como Outlook Calendar
Google Workspace: Google Calendar
Zoom Mail y Calendar
El soporte de Zoom Scheduler para iCloud Calendar está actualmente en versión beta y queda fuera del alcance de este artículo.
Exchange Server local no es compatible.
Zoom Scheduler se integra con Microsoft 365 usando una aplicación de Microsoft Graph
Scheduler utiliza una aplicación de Microsoft Graph llamada ZOOM-GRAPH para conectarse a los calendarios de los usuarios. Esta es una integración a nivel de usuario que utiliza OAuth 2.0 con permisos delegados, lo que significa que cada usuario autoriza el acceso a su propio calendario de forma individual.
Scheduler no utiliza permisos de aplicación ni un modelo de cuenta de servicio. No existe un despliegue a nivel de administrador que otorgue acceso al calendario en nombre de los usuarios.
¿Qué permisos requiere Scheduler?
La aplicación ZOOM-GRAPH solicita los siguientes permisos de la API Microsoft Graph:
offline_access
Mantener el acceso a los datos a los que se le ha dado acceso, incluso cuando los usuarios no están usando actualmente la aplicación
Permite el acceso a tokens de actualización cuando el usuario no está utilizando activamente Scheduler
openid
Iniciar sesión de usuarios
Autenticar al usuario y emitir un token de acceso (solo inicio de sesión, no acceso en tiempo real)
Calendars.ReadWrite
Acceso completo a los calendarios del usuario
Crear, leer, actualizar y eliminar eventos de calendario
Calendars.Read
Leer eventos en todos los calendarios a los que el usuario tiene acceso, incluidos calendarios delegados y compartidos
Sincronizar la disponibilidad de calendarios compartidos
¿Cómo puedo identificar la aplicación ZOOM-GRAPH?
La aplicación ZOOM-GRAPH La aplicación aparece en su directorio de Aplicaciones empresariales de Entra ID después de que un usuario autorice a Scheduler. Puede localizarla buscando "ZOOM-GRAPH" en la lista de Aplicaciones empresariales.
Zoom Scheduler se integra con Google Calendar usando OAuth 2.0
Scheduler se conecta a Google Calendar usando OAuth 2.0 con autorización a nivel de usuario.
Para los usuarios de calendarios de Google Workspace, se requieren los siguientes permisos:
Calendars.Read
Devuelve información de libre/ocupado para un conjunto de calendarios.
Comprobar el estado de libre/ocupado
Mostrar los eventos ocupados del usuario
Calendars.Read
Devuelve los eventos en el calendario especificado.
Comprobar si el evento programado actual tiene un evento superpuesto en el calendario
Calendars.Read
Devuelve metadatos de un calendario.
Configuración de la integración
Comprobar la autorización
Calendars.Read
Devuelve los calendarios en la lista de calendarios del usuario.
Configuración de la integración
Calendars.Read
Vigilar cambios en los recursos Events.
Iniciar la sincronización de cancelaciones de eventos en el calendario hacia Scheduler
Calendars.Read
Dejar de vigilar recursos a través de este canal.
Detener la sincronización de cancelaciones de eventos en el calendario hacia Scheduler
Calendars.ReadWrite
Crea un evento.
Agregar eventos a un calendario específico
Calendars.ReadWrite
Actualiza un evento. Este método admite semántica patch.
Cambiar eventos en un calendario específico
Calendars.ReadWrite
Elimina un evento.
Eliminar evento reservado en un calendario específico
Zoom Scheduler puede crear las reuniones para varias plataformas de reunión
Cuando se reserva una cita, Scheduler puede crear reuniones en estas plataformas:
Zoom Meetings
Google Meet
Microsoft Teams
Las integraciones de terceros ofrecen funcionalidad adicional de programación
Scheduler puede conectarse con los siguientes servicios para funcionalidad ampliada:
Stripe: Cobro de pagos para reservas
Zapier: Automatización de flujos de trabajo
Salesforce: Sincroniza eventos programados con Salesforce
Apéndice
Zoom Scheduler envía notificaciones SMS a través de Twilio con salvaguardas de contenido integradas
Zoom Scheduler utiliza Twilio, una plataforma de comunicaciones en la nube de terceros, para enviar notificaciones SMS a los asistentes. Los mensajes se envían desde un conjunto de números de teléfono gestionados por Zoom.
Procesamiento de mensajes y salvaguardas
Antes de la entrega, Zoom procesa todas las notificaciones SMS mediante filtros internos de seguridad, spam y phishing. Además, Zoom utiliza detección basada en IA para evitar que los usuarios añadan información sensible a las plantillas de notificación SMS. Twilio puede aplicar filtrado adicional y bloquear mensajes que considere spam. Zoom puede desactivar la funcionalidad SMS para cuentas con altas tasas de spam detectado o violaciones de políticas.
Consentimiento y controles del asistente
Los asistentes deben aceptar recibir notificaciones SMS en el momento de la reserva. Los asistentes pueden gestionar sus preferencias de SMS respondiendo a cualquier mensaje SMS de Scheduler:
STOP — Darse de baja de los mensajes de texto
START — Volver a suscribirse a los mensajes de texto
HELP — Recibir información de ayuda
Las respuestas deben enviarse al mismo número desde el que el asistente recibió el mensaje.
Las notificaciones de Zoom Scheduler se ofrecen por correo electrónico o push a través de la aplicación móvil de Zoom
Scheduler envía confirmaciones de reserva y recordatorios mediante:
Correo electrónico: Correos de confirmación y recordatorio tanto para anfitriones como para participantes
Notificaciones push: Notificaciones en la aplicación móvil para anfitriones que tengan instalada la aplicación móvil de Zoom
SMS vía Twilio.
Zoom Scheduler está disponible a través de los clústeres de EE. UU. y la UE
Zoom Scheduler está actualmente disponible de manera general para clientes de Zoom alojados en el clúster con sede en Estados Unidos y regionalmente dentro del clúster con sede en Europa de Zoom.
Las organizaciones alojadas en otros clústeres deben confirmar la disponibilidad con su equipo de cuenta de Zoom.
Limitaciones actuales
Las siguientes funciones no son compatibles actualmente:
SSO o protección con contraseña para páginas de reservas: Las páginas de reservas son accesibles públicamente a través de su URL única
Adjuntos en invitaciones de reserva: No hay forma de agregar archivos adjuntos a las invitaciones de la página de reservas
Clave administrada por el cliente (CMK): Scheduler no admite CMK para cifrar datos almacenados
Despliegue de calendario a nivel de administrador: Cada usuario debe conectar individualmente su calendario; los administradores no pueden otorgar acceso en nombre de los usuarios
Compatibilidad con Exchange Server local: Solo se admiten proveedores de calendarios alojados en la nube
Longitud de mensaje SMS: Los mensajes de texto están limitados a 180 caracteres
No hay URL en SMS: Los mensajes que contienen enlaces se bloquean y no se entregarán
SMS deshabilitados para eventos grandes: Los flujos de trabajo SMS no se envían para eventos con más de 100 asistentes registrados
Entrega internacional de SMS: Algunos operadores de telefonía en ciertos países tienen filtros estrictos que pueden bloquear mensajes
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