Controles administrativos
Crear grupos de contactos dentro del directorio de la empresa
Los administradores pueden crear grupos de contactos dentro del directorio de la empresa importando grupos de usuarios existentes (definidos manualmente o mediante asignación avanzada de SAML) o creando grupos de contactos personalizados. Los grupos de contactos son útiles para identificar diferentes equipos o departamentos dentro de su organización, como Facturación, TI y Soporte.
Importar un grupo de usuarios existente como grupo de contactos
Los grupos de usuarios permiten a los administradores controlar la configuración de grupos específicos de usuarios a través del portal web de Zoom. Los grupos de contactos, por otro lado, se utilizan para organizar cómo se agrupan los usuarios en el directorio de la empresa. Puede vincular grupos de usuarios existentes a grupos de contactos y controlar cómo aparecen estos grupos de contactos en las aplicaciones de escritorio y móviles de Zoom Workplace (se muestran en la sección Todos los contactos de la pestaña Contactos). Los grupos seleccionados se convertirán en su propio grupo de contactos individual. El nombre de cada grupo de contactos será el mismo que el nombre de su correspondiente grupo de usuarios.
Inicie sesión en el portal web de Zoom como administrador.
En el menú de navegación, haga clic en Administración de usuarios y luego en Contactos.
Haga clic en Seleccionar grupos para importar grupos de usuarios existentes.
Aunque seleccione varios grupos, cada grupo se creará como su propio grupo de contactos.
Busque y seleccione los grupos que desea importar y luego seleccione una configuración de privacidad:
Haga clic en Importar.
Como alternativa, siga las instrucciones de la siguiente sección para crear y asignar nombres manualmente a los grupos de contactos (agregando usuarios individuales o según uno o más grupos de usuarios). Los cambios en el grupo de usuarios, incluidas las adiciones o eliminaciones, actualizarán automáticamente el grupo de contactos asociado.
Crear un grupo de contactos personalizado
Es posible que algunos usuarios no encajen en un grupo en particular, porque sus responsabilidades abarcan varios equipos o porque su equipo está dividido en subequipos no oficiales. Por cualquier motivo, puede crear un grupo de contactos personalizado, con diferente visibilidad y distintos miembros del grupo que los disponibles mediante el método de importación.
Inicie sesión en el portal web de Zoom.
En el menú de navegación, haga clic en Administración de usuarios y luego en Contactos.
Haga clic en Añadir grupo de contactos.
Introduzca un Nombre del grupo de contactos y una Descripción.
Use la barra de búsqueda para encontrar y seleccionar usuarios según su nombre o dirección de correo electrónico. También puede buscar y seleccionar un grupo de usuarios existente para incluirlo en este grupo de contactos.
Seleccione una configuración de privacidad para este grupo. Luego haga clic en Guardar para confirmar el nuevo grupo.
Determinar cómo se muestran los usuarios y grupos en el directorio
Siga estos pasos para mostrar los usuarios y grupos de la cuenta en la aplicación de escritorio y móvil de Zoom Workplace. Estos usuarios se muestran en la sección Todos los contactos de la pestaña Contactos de los clientes de escritorio y móviles.
Inicie sesión en el portal web de Zoom.
En el menú de navegación, haga clic en Administración de usuarios y luego en Contactos.
En la parte superior de la página, habilite el interruptor Mostrar usuarios, grupos y Zoom Rooms en “Contactos” en los clientes de escritorio, móviles y Zoom Room .
(Opcional) Seleccione las siguientes casillas de verificación:
Enumerar todos los usuarios de la cuenta en Todos los contactos: Todos los usuarios aparecerán en Contactos de la empresa (mostrado en la Todos los contactos sección de la Contactos pestaña).
Los grupos de contactos creados no se mostrarán en la aplicación de escritorio o móvil cuando esta opción esté habilitada. Si habilita esta configuración, los ajustes a nivel de grupo de Zoom Chat no surtirán efecto.
Enumerar todas las Zoom Rooms en Todos los contactos: Seleccione esta opción si no desea que las Zoom Rooms se organicen como se define en la Contactos página > Zoom Rooms pestaña. En su lugar, todas las Zoom Rooms aparecerán en Zoom Rooms (mostradas en la Todos los contactos sección de la Contactos pestaña).
Enumerar todas las entidades de Zoom Phone (cola de llamadas, grupo de línea compartida, contestador automático) en Todos los contactos: Seleccione esta opción si desea que las entidades de Zoom Phone se muestren en la Zoom Phone sección dentro de sus grupos de contactos.
Haga clic en Continuar para confirmar.
Habilitar la integración de calendario y contactos
Los administradores pueden optar por habilitar la integración de calendario y contactos, que permite a los usuarios sincronizar Zoom con contactos de Google, Office365 o Exchange. Los pasos a continuación pondrán la función de integración de calendario y contactos a disposición de sus usuarios:
Inicie sesión en el portal web de Zoom.
En el menú de navegación, haga clic en Administración de la cuenta y luego en Configuración de la cuenta.
Haga clic en la pestaña Correo y calendario . En Integraciones, habilite la Integración de calendario y contactos .
Si está habilitada, los usuarios podrán configurar la integración dentro de la pestaña Perfil en el portal web de Zoom.
Contactos externos compartidos para Zoom Phone
De forma independiente de los otros métodos analizados en este documento, los propietarios de cuentas y administradores también pueden crear un directorio compartido de contactos externos, que se pone a disposición de los usuarios de Zoom Phone en la aplicación de escritorio o móvil de Zoom Workplace.
Esta función puede ser útil en estos escenarios:
Al migrar una gran cantidad de usuarios a Zoom Phone desde su antiguo operador, puede migrar una parte de sus usuarios y luego importar los contactos que están a la espera de ser migrados.
Su organización requiere contactos telefónicos que usan un servicio de terceros. Por ejemplo, si su organización tiene un centro de llamadas de terceros, puede importar contactos para que sus empleados puedan comunicarse fácilmente con los agentes del tercero.
Añadir contactos compartidos con un archivo CSV
Puede añadir muchos contactos a la vez usando un archivo CSV.
Inicie sesión en el portal web de Zoom.
En el menú de la izquierda, seleccione Administración del sistema telefónico y luego haga clic en Información de la empresa.
En la parte superior de la página, haga clic en Configuración de la cuenta. Luego seleccione la pestaña Contactos externos .
Seleccione la Importar opción. Aparece la opción para Añadir contactos o Actualizar contactos .
En la pestaña Añadir contactos, seleccione Muestra CSV y luego Descargar. Puede crear su archivo CSV usando esta plantilla.
Cada archivo debe contener menos de 9999 contactos, pero puede cargar varios archivos; no hay límite en el número total de contactos.
Una vez que su CSV esté completo, haga clic en Cargar CSV para añadir la lista de contactos.
Si necesita actualizar la información de un contacto existente, cambie los campos necesarios en su archivo CSV y luego use la Actualizar contactos opción en lugar de la Añadir contactos .
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